В строительной или ремонтной компании информация обычно разбросана: заявки приходят на почту и в мессенджеры, сметы лежат в Excel, фото с объекта в телефоне прораба, а расходы на материалы в чеках и выписках. Пока объектов три, руководитель держит всё в голове. Когда объектов двадцать, теряются заявки, сметы расходятся с фактом, а прибыль по объекту становится понятна только после его закрытия. Ниже разберём, что должно быть в CRM для строительной компании и когда стоит делать свою систему.
1. Заявки с сайта и из других каналов
Каждая заявка должна попадать в CRM автоматически: форма на сайте, звонок, email, сообщение из соцсетей. В карточке сразу видно источник, тип работ, адрес и желаемые сроки. Полезно, если форма на сайте сама спрашивает главное: что за объект, площадь, вид работ, можно ли приложить фото. Тогда менеджер звонит уже подготовленным, а не начинает разговор с нуля.
Если заявки идут с рекламы, CRM должна сохранять, с какой кампании пришёл клиент. Только так видно, какая реклама приносит подписанные договоры, а не просто звонки.
2. Сметы и коммерческие предложения
- Справочник работ и материалов с ценами, из которого собирается смета.
- Разделы сметы по этапам: демонтаж, черновые работы, инженерия, отделка.
- Версии сметы: клиент почти всегда просит изменения, и важно видеть, что поменялось.
- Генерация PDF-предложения с логотипом и условиями и отправка клиенту из системы.
- Наценка и плановая маржа, видимые только руководителю.
3. Карточка объекта
Главная сущность в строительстве не сделка, а объект. После подписания договора заявка превращается в карточку объекта, где собрано всё: адрес, клиент, договор, утверждённая смета, график этапов, ответственный прораб, бригады, субподрядчики, документы и переписка. Любой сотрудник открывает карточку и видит, на каком этапе работы и что мешает двигаться дальше.
4. Субподрядчики и бригады
- Справочник субподрядчиков с видами работ, ставками и контактами.
- Назначение бригады или субподрядчика на этап объекта с датами.
- Календарь загрузки, чтобы не поставить одну бригаду на два объекта одновременно.
- Учёт выплат субподрядчикам по этапам и сравнение с плановой сметой.
- Ограниченный доступ: субподрядчик видит только свои задачи, а не всю компанию.
5. Фотоотчёты и работа с телефона
На объекте никто не открывает ноутбук. Прораб и мастера должны работать с телефона: открыть свои задачи на сегодня, отметить выполнение этапа, загрузить фото до и после, записать проблему. Фотографии автоматически привязываются к объекту и этапу с датой. Это защищает компанию в спорах о скрытых работах и качестве, а клиенту можно отправлять понятный отчёт без отдельной переписки.
Обычно для этого достаточно мобильной версии системы, которая удобно открывается в браузере телефона. Если нужна работа без интернета, push-уведомления или съёмка прямо в приложении, поверх той же системы можно сделать мобильное приложение.
6. Расходы на материалы
Материалы часто съедают маржу незаметно. В CRM стоит фиксировать закупки по каждому объекту: поставщик, сумма, фото чека или счёта. Тогда система показывает план и факт по материалам и работам на каждом объекте, пока ещё можно что-то исправить, а не в конце проекта. Дополнительные работы, о которых клиент попросил на месте, оформляются отдельной позицией и сразу попадают в итоговую сумму.
7. Акты и счета
- Акт выполненных работ по этапу, собранный из сметы и фактических отметок.
- Счёт клиенту с НДС по этапу или авансом.
- Контроль оплат: какие счета просрочены и по каким объектам.
- Экспорт счетов в бухгалтерскую программу, чтобы бухгалтер не вводил их повторно.
8. Отчёты для руководителя
- Воронка: сколько заявок, смет и подписанных договоров за период.
- Маржа по каждому объекту: смета, фактические расходы, оплаты.
- Загрузка бригад на ближайшие недели.
- Источники клиентов: сайт, реклама, рекомендации.
Интеграции
CRM для строительной компании редко живёт отдельно. Обычно её связывают с формой заявки на сайте, с бухгалтерской программой для счетов и оплат, с почтой и календарём сотрудников, а иногда и с прайсами поставщиков материалов. Чем раньше вы перечислите нужные связи, тем точнее будут смета и сроки. Интеграции лучше делать через API, чтобы данные не приходилось выгружать и загружать вручную, а каждое изменение сразу было видно и в CRM, и в бухгалтерии.
Готовая CRM или своя система
Готовые CRM хорошо ведут воронку продаж: заявка, звонок, предложение, сделка. Если вашей компании нужно в первую очередь не терять заявки, начните с готовой CRM и простой формы на сайте. Но строительный процесс начинается после сделки: объекты, этапы, бригады, материалы, акты. В готовой системе это обычно собирается из дополнительных полей, внешних таблиц и платных модулей, а работа с телефона на объекте остаётся неудобной.
Своя CRM имеет смысл, когда объектов много, в работе участвуют субподрядчики, а руководитель хочет видеть маржу по объекту в реальном времени. Систему строят вокруг вашего процесса, а не наоборот, и платить за каждого прораба и мастера не нужно. У нас разработка CRM стоит от €4,500, срок от 4 недель. Подробное сравнение расходов есть в статье CRM на заказ или Bitrix24, amoCRM и Pipedrive.
С чего начать внедрение
- Опишите путь одного типичного объекта: от заявки до последнего акта и оплаты.
- Отметьте места, где информация переносится вручную или теряется.
- Выберите минимальный набор для первого запуска: обычно это заявки, сметы и карточка объекта.
- Добавьте фотоотчёты, материалы и акты вторым этапом, когда команда привыкнет к системе.
Перед разработкой мы показываем кликабельный прототип, чтобы прорабы и менеджеры проверили его на реальных объектах. Если сайта с нормальной формой заявки ещё нет, его стоит сделать вместе с CRM, сайт для бизнеса у нас стоит от €1,700. Подробнее о том, как мы делаем системы, на странице CRM-систем, цены собраны на странице цен.
