Tüüpiline müügi CRM lõpeb hetkel, kui tehing on võidetud. Ehitusettevõttel algab siis kõige keerulisem osa: objekt, meeskonnad, alltöövõtjad, materjalid, lisatööd, aktid ja arved. Kui see kõik elab Excelis, WhatsAppi gruppides ja projektijuhi peas, kaob raha märkamatult. Selles artiklis kirjeldame, kuidas näeb välja CRM, mis sobib ehitus- ja remondiettevõttele.
1. Päringud ühte kohta
Päringud tulevad kodulehe vormist, telefonist, e-postist, Facebookist ja soovitajatelt. CRM kogub need ühte nimekirja, märgib allika ja määrab vastutaja. Kodulehe vormis tasub küsida kohe olulist: töö liik, objekti asukoht, pindala, soovitud algus ja fotod. Nii saab hindaja esimese kõne ajal juba sisuliselt rääkida ning näed hiljem, milline kanal toob tellimusi, mitte ainult kõnesid.
2. Hinnapakkumised ja kalkulatsioonid
Pakkumine on ehitusfirmas müügi süda. CRM-is koostatakse see töö- ja materjaliridade põhjal, kasutades sinu enda ühikuhindu ja juurdehindlust. Pakkumisest tekib PDF sinu kujundusega, mis saadetakse kliendile otse süsteemist. Süsteem jätab meelde versioonid, sest pakkumine muutub sageli kaks-kolm korda, ja tuletab meelde, kui klient pole mõne päeva jooksul vastanud.
3. Objektikaart
Kui pakkumine on kinnitatud, muutub see objektiks. Objektikaardil on ühes kohas:
- kliendi ja kontaktisikute andmed, aadress ja ligipääsu info;
- kinnitatud pakkumine, leping ja kõik lisatööd eraldi ridadena;
- ajakava ja etapid, vastutav projektijuht ja meeskonnad;
- dokumendid, joonised ja kirjavahetus;
- eelarve võrdlus tegelike kuludega.
Lisatööd on koht, kus raha kõige sagedamini kaob. Kui lisatöö kirjutatakse objektikaardile kohe ja klient kinnitab selle e-posti teel, ei teki lõpparvel vaidlust.
4. Alltöövõtjad
Elektrikud, torulukksepad, plaatijad ja katusemeistrid on sageli alltöövõtjad. CRM-is on igal alltöövõtjal oma kaart: kontaktid, valdkond, hinnad, varasemad objektid ja märkmed kvaliteedi kohta. Objektil näed, kes millal kohal on ja milline töö on neile antud. Vajadusel saab alltöövõtja piiratud ligipääsuga vaadata ainult oma ülesandeid.
5. Fotoaruanded objektilt
Foto enne, ajal ja pärast tööd on ehituses parim tõend. Meister teeb pildid telefoniga otse objektikaardile, süsteem lisab kuupäeva ja etapi. Varjatud tööd, näiteks hüdroisolatsioon või juhtmestik enne seina sulgemist, on dokumenteeritud ka siis, kui garantiiküsimus tekib aastate pärast. Fotodest saab koostada kliendile aruande ühe nupuvajutusega.
6. Aktid ja arved
Etapi lõpus koostatakse CRM-is akt tehtud tööde kohta, klient kinnitab selle ja aktist tekib arve. Ettemaksu-, vahe- ja lõpparved on objektiga seotud, nii et näed alati, kui palju on arveldatud ja kui palju laekunud. Arved saab eksportida raamatupidamistarkvarasse, näiteks Meritisse või Directosse, et andmeid ei peaks kaks korda sisestama.
7. Materjalikulu
Materjalide ostud märgitakse objektile kas käsitsi, tšeki fotoga või hankija arve põhjal. Nii näed objekti tegelikku kasumit juba töö käigus, mitte kuu lõpus. Kui materjalikulu ületab eelarvet, saab projektijuht sellest teada siis, kui veel on aega reageerida.
8. Mobiil objektil
Ehituses ei istu keegi kontoris arvuti taga. CRM peab töötama telefonis: tänased ülesanded, objekti aadress navigeerimiseks, fotode üleslaadimine, materjali märkimine ja akti allkirjastamine. Kui ühendus objektil on nõrk, peab rakendus andmed hiljem sünkroonima. Vajadusel saab CRM-i juurde teha ka eraldi mobiilirakenduse.
9. Aruanded juhile
Kui andmed on ühes kohas, tekivad aruanded iseenesest. Juht näeb, mitu päringut tuli ja kui suur osa neist muutus pakkumiseks ja lepinguks, milline on objektide tegelik kasum võrreldes eelarvega, kui palju on arveldamata ja laekumata ning millised alltöövõtjad peavad tähtaegadest kinni. Need numbrid aitavad otsustada, milliseid töid tasub rohkem müüa ja kus hinnastus vajab ülevaatamist.
Mida jätta esimesest versioonist välja
Ehitusettevõtte CRM ei pea esimesel päeval kõike oskama. Kõige rohkem väärtust annavad tavaliselt päringud, pakkumised, objektikaart ja fotod. Aktid, materjalikulu ja alltöövõtjate portaal võivad tulla teises etapis, kui meeskond on süsteemiga harjunud. Nii jõuab CRM kiiremini kasutusse ja edasiarendus põhineb päris kogemusel, mitte oletustel.
Valmislahendus või kohandatud CRM
| Valmis CRM või projektitarkvara | Kohandatud CRM | |
|---|---|---|
| Alustamine | Päevad | Alates 4 nädalast |
| Hind | Kuutasu kasutaja kohta | Ühekordne arendus alates €4,500 |
| Pakkumised sinu ühikuhindadega | Sageli piiratud või lisamoodul | Sinu kalkulatsiooniloogika järgi |
| Aktid, lisatööd, alltöövõtjad | Osaliselt, eri tööriistades | Ühes süsteemis |
| Meistrite ligipääs | Iga kasutaja lisab kuutasu | Kasutajate arv kulu ei suurenda |
Kui ettevõttes on paar inimest ja objektid on väikesed, alusta valmislahendusega. Kui meistreid ja alltöövõtjaid on palju ning pakkumised, aktid ja lisatööd on igapäevane töö, on kohandatud CRM tavaliselt pikas plaanis odavam ja sobib protsessiga paremini. Arvutusloogika on lahti kirjutatud artiklis kohandatud CRM või Pipedrive.
Kuidas alustada
- Kirjelda ühe tüüpilise objekti teekond päringust lõpparveni.
- Märgi kohad, kus andmeid kopeeritakse käsitsi või info läheb kaduma.
- Otsusta, mis peab olema esimeses versioonis ja mis võib tulla hiljem.
Kaardistuskõne järel saad klõpsatava prototüübi ja fikseeritud hinna. Vaata lähemalt lehte CRM-süsteemid.
