Statybų ir remonto įmonėje informacija dažnai išsibarsto: užklausos ateina telefonu ir per svetainę, sąmatos gyvena Excel failuose, nuotraukos iš objekto keliauja per Messenger, o atliktų darbų aktai pildomi vakare biure. Kol objektas vienas, tai dar valdoma. Kai vienu metu vyksta penki ar dešimt objektų su skirtingais subrangovais, vadovas nebemato, kuris objektas vėluoja, kur viršijamos medžiagų išlaidos ir kuri sąskaita dar neapmokėta. Būtent tai ir sprendžia CRM statybų įmonei.
Ką turi mokėti CRM statybų įmonei
Užklausos iš svetainės ir skambučių
Užklausos forma svetainėje turėtų klausti to, ko reikia sąmatai: darbų tipo, objekto adreso, ploto, pageidaujamo termino ir leisti pridėti nuotraukų. Kiekviena užklausa patenka į CRM su šaltinio žyma (Google Ads, rekomendacija, pakartotinis klientas), priskiriama vadybininkui, o sistema primena paskambinti. Taip jokia užklausa nepasimeta tarp žinučių, o vadovas mato, kuris kanalas atneša daugiausia užsakymų.
Sąmatos ir komerciniai pasiūlymai
Darbų ir medžiagų katalogas su jūsų įkainiais leidžia sąmatą sudėti iš šablono per kelias minutes, o ne perrašinėti seną Excel failą. Klientas gauna tvarkingą PDF pasiūlymą, sistema saugo jo versijas ir rodo, kurie pasiūlymai dar laukia atsakymo. PVM skaičiavimas privatiems ir verslo klientams gali skirtis, todėl taisykles sistemoje nustatome kartu su jūsų buhalteriu.
Objekto kortelė
Viena vieta kiekvienam objektui: adresas, klientas, sutartis, etapai ir terminai, atsakingas darbų vadovas, dokumentai, nuotraukos ir pastabos. Kai klientas skambina klausti, kaip sekasi, bet kuris darbuotojas atsidaro kortelę ir atsako per minutę.
Subrangovai
Subrangovų sąrašas pagal specializaciją, priskyrimas konkretiems etapams, jų kainos, aktai ir mokėjimai. Subrangovas gali gauti prieigą tik prie savo užduočių, o jūs matote, kas ir kada turi būti objekte.
Foto ataskaitos
Darbų vadovas telefone įkelia nuotraukas tiesiai prie etapo, o sistema išsaugo datą. Ypač svarbu nufotografuoti paslėptus darbus, pavyzdžiui, hidroizoliaciją ar instaliaciją prieš uždengiant. Jei norite, klientas nuotraukas mato savo portale ir rečiau skambina.
Aktai, sąskaitos ir medžiagų išlaidos
Atliktų darbų aktas generuojamas iš etapo, o pagal jį išrašoma avanso, tarpinė ar galutinė sąskaita su 21% PVM. Sistema seka apmokėjimus ir primena apie vėluojančius. Medžiagų išlaidas galima vesti prie objekto ir nufotografuoti čekį, todėl matote planuotas ir faktines išlaidas bei kiekvieno objekto pelningumą dar prieš metų pabaigą. Duomenis eksportuojame į jūsų apskaitos programą.
Darbas telefone objekte
Darbų vadovas nesės prie kompiuterio. Mobilioji sistemos versija turi būti paprasta: dideli mygtukai, nuotraukų įkėlimas, etapo pažymėjimas ir pastaba per minutę. Jei objekto forma užima dešimt minučių, ji nebus pildoma.
Integracijos
CRM vertė auga, kai ji sujungta su kitais įrankiais: svetainės forma, Google Ads užklausomis, el. paštu, kalendoriumi ir apskaitos programa. Tada užklausa, sąmata, aktas ir sąskaita yra viena grandinė, o ne keturi atskiri failai, kuriuos kažkas turi sujungti rankomis. Vadovui tai reiškia ataskaitą vienu paspaudimu: kiek užklausų atėjo, kiek tapo sutartimis, kokia vidutinė objekto vertė ir kur stringa darbai.
Paruošta programa ar individuali sistema
| Paruošta CRM ar statybų programa | Individuali CRM | |
|---|---|---|
| Paleidimas | Greitai, dažnai per kelias dienas | Nuo 4 savaičių |
| Kaina | Mėnesinis mokestis už vartotoją | Vienkartinis kūrimas nuo €4,500 + talpinimas ir palaikymas |
| Sąmatos | Pagal programos logiką | Pagal jūsų įkainius, šablonus ir dokumentus |
| Subrangovai ir darbininkai | Papildomos vietos dažnai mokamos atskirai | Prieigos pagal roles be mokesčio už vartotoją |
| Duomenys ir kodas | Tiekėjo platformoje | Priklauso jums |
Sąžiningai: jei esate 2-3 žmonių komanda su keliais objektais per metus, individuali sistema greičiausiai per anksti. Pradėkite nuo paruoštos programos ar net gerai sutvarkytos lentelės ir pažiūrėkite, kur realiai prarandamas laikas. Individuali CRM atsiperka, kai objektų daug, subrangovų ir darbininkų dar daugiau, o sąmatos ir aktai turi atitikti jūsų formą. Išsamesnį palyginimą su skaičiavimo pavyzdžiu rasite straipsnyje individuali CRM ar Pipedrive.
Kaip kuriame CRM statybų įmonei
- Proceso aprašymas. Pokalbis su vadovu, vadybininku ir darbų vadovu: kaip ateina užklausa, kaip daroma sąmata, kas pildo aktus.
- Prototipas. Paspaudžiamas prototipas, kurį patvirtinate prieš programavimą.
- Pirmas etapas. Užklausos, sąmatos ir objektų kortelės, nes čia greičiausiai matosi nauda.
- Antras etapas. Subrangovai, foto ataskaitos, aktai, sąskaitos ir medžiagų išlaidos.
- Duomenų perkėlimas ir mokymai. Klientai, objektai ir įkainiai iš Excel, patikrinti kartu su jumis.
BoostLab studija yra Taline, o su įmonėmis Lietuvoje dirbame nuotoliu: pokalbiai, prototipo peržiūra ir mokymai vyksta internetu.
Ką pasiskaičiuoti prieš sprendžiant
- Kiek laiko vidutiniškai užtrunka viena sąmata ir kiek sąmatų paruošiate per mėnesį?
- Kiek objektų vyksta vienu metu ir kiek žmonių juose dirba?
- Kur dažniausiai prarandama informacija: užklausos, nuotraukos, aktai ar neapmokėtos sąskaitos?
- Ar žinote kiekvieno objekto pelningumą, ar tik bendrą metų rezultatą?
Jei atsakymai rodo, kad kas savaitę prarandate valandų ir pinigų, verta įvertinti sistemą. Daugiau apie tai, ką kuriame, rasite puslapyje CRM sistemos. Jei užklausų trūksta, o ne jų valdymo, pradėkite nuo svetainės ir Google Ads reklamos, o užklausas į CRM sujungsime vėliau.
